Chaque événement nécessite une attention maximale lors de l’organisation, de la planification et des prévisions pour en faire une expérience passionnante. Les événements en plein air peuvent être une expérience inoubliable et réussie ou alors se transformer en cauchemar, tout dépend de la préparation.
C’est cette préparation supplémentaire qui peut rendre un événement en plein air fabuleux malgré les éventuelles intempéries. Quels aspects doivent être pris en compte lors de la planification et de l’organisation d’un événement en plein air ?
C’est l’une des questions auxquelles nous allons essayer de répondre dans cet article.
Les différents éléments à prendre en compte lors de l’organisation d’un évènement en extérieur
Il existe de nombreux facteurs susceptibles d’influencer de manière considérable la réussite ou non de votre évènement en extérieur. Il est donc crucial de les détecter afin de pouvoir mieux les contrôler. Voici les principaux que nous avons retenus pour vous.
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Le climat
C’est sans aucun doute l’aspect le plus important lors de l’organisation d’un événement en plein air, car vous pouvez estimer les prévisions météorologiques. Elles seront généralement correctes même s’il peut parfois y avoir des exceptions. Par conséquent, vous ne devez jamais oublier d’avoir un plan alternatif.
Par temps chaud, des tentes de réception, des chapiteaux de réception et des auvents pour ombrager les participants.
Si au contraire, l’événement a lieu par temps de froid, de vent et de pluie, nous avons deux alternatives : nous pouvons organiser l’événement dans un lieu qui combine un espace clos avec la possibilité de sortir sur une terrasse pour ressentir le plein air. Ou alors aménager votre jardin avec tonnelle pliante, barnum, tente de réception, et des auvents bien ancrés au sol et dotés de systèmes de chauffage, des structures autoportés, pour que les invités se sentent à l’abri et au chaud.
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Bonne restauration
Une restauration soignée en qualité et en quantité, adaptée au thème et à la saison de l’événement, sera la clé du succès. Pour cette raison, il est essentiel d’avoir des professionnels expérimentés qui ont une bonne équipe pour garder les aliments en parfait état et des idées pour vous aider à choisir les bons aliments en fonction du climat. Boissons rafraîchissantes et aliments légers par temps chaud ; des tisanes, du café ou du vin pour la saison printanière et des plats chauds qui maintiennent la température corporelle lorsqu’il fait plus froid.
Le son et l’éclairage
Ici, il est question de tenir compte des éléments suivants :
- L’équipement de sonorisation préparé pour les éléments et sans câblage.
- Des écrans LED avec systèmes anti-éblouissants pour la lumière du soleil en période de soleil et de forte chaleur.
- Évitez les objets tels que les bougies qui peuvent basculer et provoquer des incendies.
- L’éclairage des voies d’arrivée à l’événement, s’il y en a et de la musique live si possible.
Tous les aspects ci-dessus ne brilleront pas si le bon endroit n’a pas été choisi pour organiser l’événement. Un très grand espace qui semble vide n’est pas adéquat, il en est de même pour un très petit espace qui génère de l’inconfort.
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Aménagement extérieur pour la réception d’un évènement
La disposition de votre espace extérieur est vraiment primordiale : qu’il s’agisse de l’aménagement pour une cérémonie de mariage, une foire ou tout autre événement en plein air, vous devez tenir compte de tout. De l’accès aux toilettes en passant par la disposition des tables et chaises confortables et des places de parking à proximité, tout doit être réglé au centimètre prêt.
Installation des tentes et chapiteaux
Grace à la levée progressive des restrictions, l’organisation des réceptions est de nouveau possible en extérieur. Si vous disposez d’une tonnelle ou d’une pergola dans votre domicile, c’est un véritable avantage car en plus de vous servir toute l’année, elles vous permettront de faire un peu d’économie lors de la location de tentes. Il est bon de garder à l’esprit que le mauvais temps n’est pas la seule raison d’installer une tente de fête. N’hésiter pas à faire recours à une structure professionnelle pour leur mise en place.
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Des décorations résistantes aux intempéries
Assurez-vous que toutes les décorations, nappes et bougies sont solidement fixées pour résister au vent et que les bougies sont protégées par des boîtiers en verre. Des poids de pêche peuvent également être utilisés pour certains articles vulnérables au vent. Les rubans peuvent également servir le double objectif (décorer l’événement tout en maintenant les articles sur une surface solide).
Sécurité, urgences et circulation
Pour des évènements de grande envergure, assurez-vous que l’équipe de sécurité et de contrôle de la circulation connaît la zone et est préparée à toute éventualité. Il est également nécessaire que l’événement dispose d’une équipe médicale d’urgence et qu’une zone de premiers secours soit installée.
Quelques avantages de l’organisation d’un évènement en extérieur
Un événement en extérieur présente certains avantages que les événements en salle n’ont pas notamment :
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- Liberté et atmosphère plus détendue : Un événement en plein air se caractérise par un plus grand sentiment de liberté et de détente.
- Plus d’originalité dans le thème et la décoration : Un espace extérieur est un espace déjà décoré par l’environnement lui-même. Vous pouvez profiter du style de l’espace pour le thème et la décoration.
- La flexibilité de l’espace : vous êtes dans un grand jardin sans rien autour de vous, c’est une toile complètement vierge avec laquelle vous pouvez faire ce que vous voulez.
Conclusion
Dans les événements en plein air, vous devez non seulement prendre en compte tout ce qui entre dans l’organisation de n’importe quel autre événement (planification avec suffisamment de temps, choix de l’espace, envoi des invitations …), mais également tenir compte de certaines particularités des événements en plein air. Nos conseils vous aideront certainement à bien réussir vos événements en extérieur.
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