Que faut-il prévoir lorsqu’on organise un évènement ?

Un évènement d’entreprise permet de consolider les liens professionnels entre les collaborateurs de la structure. Il permet également de faire connaître davantage l’image de la marque. Pour parvenir à ces différentes fins, il est capital de bien préparer cette fête. Voici ce que vous devez prévoir pour bien organiser votre évènement d’entreprise !

Une politique de communication efficiente autour de l’événement

Les organisateurs d’évènements d’entreprise doivent instaurer une politique de communication efficace autour de cette manifestation. Cela permet d’en faire une large diffusion. Vous pouvez utiliser à cet effet différents canaux : les réseaux sociaux, des gadgets publicitaires, un parapluie noir personnalisé notamment, etc. Vous avez aussi la possibilité d’opter pour la création d’un flyer avec des logiciels dédiés.

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Une date et un lieu

Le choix de la date et du lieu sont des étapes cruciales pour l’organisation d’un évènement de société. Pour valider cette étape, plusieurs paramètres sont à prendre en compte. En ce qui concerne la période, il est déconseillé d’organiser un évènement d’entreprise durant les vacances. Pendant ce temps, le prix des locatifs est généralement élevé. De même, il faut éviter les jours de fête.

Le mieux est de choisir la date après concertation avec les principaux participants. Pour le choix du lieu, vous devez tenir compte prioritairement du nombre d’invités pour déterminer la taille de la salle. Il doit être facilement accessible.

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De même, les locaux doivent être aux normes PMR pour permettre aux participants à mobilité réduite de circuler sans risques. Si l’événement a lieu dans une salle, veillez à ce que les conditions acoustiques soient optimales.

Un plan de financement

Tout projet d’évènement d’entreprise a besoin d’un plan de financement bien élaboré. Pour cela, il est indispensable de définir préalablement en amont les différentes activités à inscrire au programme. Vous devez également prendre les renseignements nécessaires au sujet du lieu devant accueillir l’événement et éventuellement, vous renseigner sur le tarif de la location.

Il est indispensable de penser aux coûts de l’animation, de la restauration et du marketing. Prévoyez par ailleurs une marge de 20 % du budget général d’organisation de votre événement professionnel pour couvrir les imprévus.

Après l’élaboration du budget, il faut penser à la stratégie adéquate à mettre en place pour collecter les ressources financières dont vous avez besoin. Dans ce cadre, les organisateurs de l’événement peuvent opter pour un financement participatif. L’appel aux dons et le recours aux subventions accordées par l’Etat constituent aussi des solutions de financement d’un évènement professionnel.

Les invitations

Les participants à un événement d’entreprise doivent être conviés par une invitation. Pour faire de l’organisation une réussite, vous devez préalablement identifier le public cible. Il peut s’agir par exemple des employés, des associés ou des clients. L’invitation doit comporter par ailleurs le but stratégique de la manifestation.

Elle peut porter sur le lancement d’un nouveau produit. Elle peut également être relative à une campagne publicitaire, à une distinction des agents méritants, etc. L’invitation doit comporter également une indication précise et détaillée du lieu et de la date.

Les prestataires

L’organisation d’un évènement d’entreprise requiert le recours à des prestataires aguerris. Les professionnels à choisir dépendent du type d’évènement que vous souhaitez organiser.

En règle générale, il est conseillé d’établir une liste de vos besoins pour savoir quelle agence d’évènementiel contactée. Prioritairement, vous avez besoin des hôtesses pour l’accueil des participants, de décorateurs, de photographes et éventuellement d’un service traiteur.